山西大学“十一五”行政管理工作要点

一、“十五”行政管理工作回顾

（一）取得的成绩

“十五”期间，行政管理工作坚持行政管理与知识管理、微观管理与宏观管理、制度管理与情感管理相结合的“三个结合”管理理念，以服务学科建设和营造宽松学术氛围为工作中心，勇于创新，奋力开拓，工作效率和服务质量显著提高。创新管理体制，建立了能进能出、能上能下、优胜劣汰的良性人才机制。推行校院二级管理，实行管理中心下移，进一步扩大了学院的办学自主权。面对高等教育发展的新形势，进一步完善了规章制度，印制了《山西大学行政规章制度选编》，严格用制度指导工作、规范工作、促进工作，推动了依法治校的进程。学校积极推进信息网络建设，进一步更新办公方式，完善办公自动化系统，逐步实现向无纸化办公的过渡，管理成本明显降低。建立了网上信息通报制度，保证了全校师生能及时、准确、全面地了解学校的最新发展动态，信息资源得到有效利用。

（二）存在的问题

就我校的办学实际来看，我校的行政管理工作还存在一些不容忽视的问题，主要表现在：

——管理体制需进一步理顺。学校规模、办学质量受到资源约束，可利用的发展空间亟待增加，特别是缺乏资源整合与调控的手段，管理体制需进一步理顺。

——行政制度需进一步完善。尚未真正建立起与建设高水平研究教学型大学相适应的大学制度；部分规章制度已不能适应当前的形势，有待进一步完善。

——工作效率需进一步提高。创建研究教学型大学的行政管理工作的经验不足，行政管理工作人员的能力有待提高；严格执行学校政策力度不强，拖沓、推诿、扯皮等情况时有发生，严重影响了行政效率的提高；电子政务的建设和应用有待进一步深化和完善。

——服务水平需进一步提升。行政管理人员的工作主动性、创造性不足，服务意识不强；行政管理人员的知识结构、国际视野急需改善和提高，服务水平有待提升。

二、“十一五”行政管理工作的指导思想和基本原则

（一）指导思想

以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，坚持科学发展观，坚持以人为本，坚持“五个转向”的办学思路，转变管理观念，创新管理模式，提高管理效率，实现学校行政管理工作的科学化、规范化、制度化，真正把行政管理工作纳入学校发展的轨道上来，切实保证国家教育方针的贯彻落实，推进学校高水平、高效益发展。

（二）基本原则

1、依法办学

以制度创新为抓手，完善现行管理体制和运行机制，大力推进依法行政、依法办学的进程。制度的制定既要强调规章制度实体内容的合法性和合理性，又要强调制定程序的正当性。

2、创新思路

尊重高等教育发展规律，以促进学校各项事业全面发展为目标，深入开展调查研究，创新行政管理工作思路，实现行政管理工作的整体水平、发展模式、管理方式向国内高水平、国际有影响的研究教学型大学的管理要求转变。

3、强化服务

树立“管理就是服务”的理念,以服务师生为前提，提高行政工作的效率，保障教职员工和学生的权利，为教学、科研的开展提供优质、快捷、高效的服务。

4、提高效能

注重发挥部门职能，提高管理水平，坚持服务与监督并重，提高决策的执行力度，实现行政管理的科学化、高效化。

三、“十一五”行政管理工作的总体目标、主要任务和主要措施

（一）总体目标

山西大学行政管理工作紧紧围绕山西大学“十一五”规划目标，不断完善管理体制，强化管理力度，创新工作思路，提高行政效能，增强服务意识，全面提升科学行政、民主行政、依法行政水平，真正解决学校管理工作中的矛盾和问题，打造一支业务娴熟、具有大局观念和服务意识和责任意识的管理队伍，做到决策科学民主，执行坚决有力，监督透明公正，运转优质高效，为推进学校跨越式发展、实现奋斗目标提供良好的体制环境。

（二）主要任务

1、转变管理模式，发挥管理效能

以“精简、高效”为原则，推进机关机构和管理模式改革，发挥管理效能，切实提高管理水平。

——完善“校－院－研究室”三级管理体制，进一步理顺学校与学院的责权利关系，充分发挥学院在教学改革、学科建设、师资队伍建设、科技创新等方面的积极性和创造性。

——机关管理要从号召型向凝聚型转变，要从指令型向协调型转变，要从常规型向创新型转变，要从权力型向服务型转变，树立机关工作人员良好形象。

——大力加强管理队伍建设，推进行政管理人员的职业化、专业化步伐，努力造就一支既熟悉教育规律、又掌握管理技能的现代高校管理职员队伍。

2、注重制度创新，推进依法治校进程

推进依法办学、依法治校的进程是学校管理改革的客观需要，是学校发展的必然选择。

——学校将紧密结合高等教育法律法规，根据学校实际，制定反映学校特色、体现师生共同意志的《山西大学章程》；健全行政管理制度，进一步明确教师、学生、管理人员的“责权利”关系，用完善的制度规范全校的管理工作。加强行政管理人员的法制教育，做到依法办学、依法行政、依法管理。

——全面规范以学校名义对外签订的各类合同，加强对合同的起草审核、履行过程的监督、日常管理等工作。充分发挥法律顾问的作用，增强法律事务办公室的办事效能，对涉及法律问题的重大决策进行论证并提出建议。建立健全合同管理工作体系、合同履行监督检查制度和合同资料管理体系，为学校的合法权益提供可靠依据。

3、加强电子政务建设，提高工作效率

进一步深化电子政务的建设和应用，切实加强学校电子信息网络建设与管理。

——大力整合网络资源，达到资源的优化配置，促进资源共享，缓解办学硬件条件的约束。

——建设全校的“信息共享平台”。通过建立各种实用数据库，提高信息的共享性、流通性、层次性，为行政管理工作提供一个科学、开放、先进的信息化办公平台。

——完善学校的办公系统和各部门的业务管理系统，真正实现公文流转的无纸化、自动化、智能化。增强政务公开、网上办事、行政审批等服务功能，提高行政管理工作的效率和公信度。

——网络中心要对各单位的网站建设加强跟踪监督与指导服务，加大维护信息力度，确保网络运行安全。各单位的网页要做到更新及时，并建立相应的英文网页，为加强国际交流与合作提供必要的平台。

4、规范行政管理，提升服务质量

（1）责任制管理

权力就是责任。行政管理工作要提高服务水平，就必须确立行政管理组织和人员的职责权限，建立和严格执行行政岗位责任制度和行政过错责任追究制度。制度的制定要合理规划权力、利益与责任的关系，以责任制约权力，杜绝渎职、失职等现象，强化行政管理组织在师生心目中的信誉。建立相应的权力监督体系，制定业绩考核制度，根据检查行政管理人员岗位工作完成的情况，制定和实施相应的奖惩措施，激发行政管理人员的工作积极性。

（2）办文管理

进一步规范行政公文体式，加强公文管理，为依法行政和进行公务活动提供重要依据。

——学校对校内外正式发文的行政公文有“山西大学文件”和“山西大学校长办公室文件”两种，其它各单位不得以单位名义印制红头文件纸；“山西大学文件”按照事由性质由校长办公室统一分类编号；新文件字号须经校长办会会议批准，未经批准的文件字号均为无效文件字号。

——各单位要严格行政公文处理程序，指定专人负责行政公文的运转、编号、保管、归档等管理工作。公文管理人员要严格遵守保密制度，不得发生失密、泄密或机密文件失控等情况。校内行政公文要严格控制数量，保证公文质量和严肃性，除存档和必要留存外，一般均采取上网发布。

——各单位在制定行政公文时必须认真研究，主要负责人应严格审核把关；公文内容应结合实际、简明扼要、有的放矢；公文格式要规范、字迹要工整；公文和领导批示件办理完毕，要严格按照公文办理程序及时清退、立卷、归档。

（3）办事管理

以构建科学的办事程序，实现高质量、高效率办事为目标，进一步完善各单位的业务工作流程，规范重大活动报批程序和领导出席会议制度。

——各单位要公布本部门的职能和职责，工作纪律、岗位职责、职业道德等要有明确的规范。各单位要制定或完善本部门业务工作流程，并予以公开。严格按照程序办事，杜绝工作的盲目性、随意性。

——各单位不论在校内还是校外举办规模较大的活动，须提前向学校有关部门通报。凡是以山西大学名义举办或参加的活动，须提前告知校长办公室，并经主管校领导批准。
——各单位接待来宾或举办重要活动需要学校领导出席时，主办单位要事先与校长办公室协商，由校长办公室请示有关领导，根据相应规格、工作关系、礼仪习惯、往来历史等因素安排。

（4）办会管理

在严、精、细、实上下功夫，进一步完善办会制度，规范办会程序，提升办会质量和效率。

——参会单位和个人要严格按照会议通知和要求，准时参加会议并签字报到。要求部门负责人参会的，原则上不能由副职代替；部门负责人确有特殊原因不能到会的，要提前半天向会议承办部门或单位报告。会议承办部门要及时统计参会人员到会情况，并于会前将统计结果报告会议主持人。

——加强对办会程序、会议纪律的督促检查。对不按通知要求执行的部门或单位，要予以通报批评；对造成不良重大影响的，要责成相关部门做出书面检查。

——进一步办好校长办公会议、行政工作专题会议和行政工作计划会议。会前要做好会议议题的收集、材料的准备等工作；会议记录要做到详实、准确，并及时地写出会议纪要。

（5）用印管理

进一步完善印章制作与启用程序，规范印章的使用制度，加强印章的保管工作。

——校内新成立单位或原单位变更名称的需刻制印章的，由用印单位持学校有关文件，来校办开具介绍信，前往公安局审批刻制。新章刻制好后，由校办发文启用。对更换新印章的单位，必须将原印章交校办验收并交校档案馆封存，新印章启用的同时原印章作废。

——在进一步规范学校公章和单位用印的类别及范围的同时，制定印章专人负责保管制度。印章使用时监印人必须严格遵守审批程序，秉公办事。印章管理人员应妥善保管印章，不得随意乱放和借用，一般不得带出单位以外使用。

5、开发档案信息资源，推动档案管理现代化

按照便于保管、方便利用的原则，融入现代管理手段，提高档案工作的管理和利用水平。

——建立数字化档案馆。对馆藏档案进行扫描和计算机录入；建立档案馆网站，为海内外校友提供信息上传功能；对电子文件及校园网上各单位发布的信息随时采集归档。

——建成机读档案目录及全文数据库，精简档案利用程序，减少原始档案的磨损。

——对已数字化的档案及档案信息进行二次、三次深度加工。制作校友学籍卡；按专题编辑出版“山西大学教授成果综录”、“山西大学知名校友业绩介绍”、“山西大学建筑年表”、“山西大学捐赠集锦”、“山西大学历届毕业生名录”等编研成果。

——全面、系统的建立教学、科研电子档案和全校教职工个人信息档案，为教师评聘、考核等各项工作服务。

——改善人员知识结构，加大投资力度。引进计算机管理人才，购置信息化建设所需设备，争取新建档案馆，改善档案存放条件。

（三）主要措施

1、加强理论学习，转变管理观念

要制定切实可行的学习计划，把学习纳入工作、研究与创新中，做到“工作学习化、学习工作化”，推进学习型单位的建设。

2、加强岗位培训，创新工作思路

根据本单位岗位职责的特点，创新工作思路，增强服务意识和水平，加强全体人员的业务知识培训，全面提高人员素质。

3、加强条件建设，改善办公环境

学校将努力采取各种措施，加大对办公条件的投入，优化办公环境。

4、加强制度建设，实现规范管理

继续加强制度建设，形成完善的规章制度，通过科学规范的管理，提高工作效率。加大对制度落实的监管力度，保证各项制度落实到位。

行政工作是学校可持续发展的重要保证。“十一五”期间我校的行政管理工作要紧紧围绕学校中心工作，增强服务观念，提高管理水平，提升工作效能，为学校的发展建设提供有力的指导和保障。