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为进一步规范后勤管理处大宗物资采购工作，维护学校合法权益，保证物资采购的质量，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》和后勤管理处物资采购工作的实际，特制订本管理办法。
第一章 总 则
第一条 纳入本管理办法的业务包括：后勤管理处各科室、中心进行机械设备、饮食物资、公寓用品、维修材料、消耗用品等后勤保障物资的购置，同类物资批量采购预算在5万元及以上的项目须招标采购，同类物资批量采购预算在1万元至5万元（不含5万元）的项目适用集体议标采购。
第二条 大宗物资采购，遵循公平、公正、公开的原则，接受纪检、审计、财务等部门以及教职工的监督。
第三条 后勤管理处成立“大宗物资采购工作领导组”。组长由处长担任，副组长由分管副处长和各中心主任担任，成员由各科室负责人、各中心相关人员和技术专家组成。
第四条 保障与质量监督科负责具体组织招投标工作，根据不同的招标项目，由纪检、审计、财务、工会、教师和使用单位代表等组成大宗物资采购招投标工作组。
第五条 物资采购工作充分尊重使用单位的意见和建议，保证采购程序符合相关法律、法规的规定。
第二章 招投标
第六条 保障与质量监督科是具体组织招投标活动的部门，相关部门配合实施。其主要职责包括：
1 在组织招投标活动过程中，认真贯彻执行国家、省及学校的招标法律法规和各项规章制度。
2 根据招标采购项目的实际需要，依法组建不少于5人、且由单数组成的评标专家组。依据招标文件的要求，对项目进行评审。
3 依据使用单位对所购物资的条件要求，保障与质量监督科会同使用单位根据购置申请及其需求编制、发售招标文件，招标文件内容主要包括：
（1）招标采购物资的名称、数量；
（2）对物资规格、型号或技术指标、参数的详细要求；
（3）投标单位应提供的相关资质证明、代理等级证书及资信等材料；
（4）本次采购采用的评标办法；
（5）接受投标文件的地点与截止时间；
（6）投标单位应作出的相关承诺；
（7）开标、评标时间、地点及定标时间；
（8）应当特别说明的其它事项。
4 经大宗物资采购工作领导组批准，根据招标项目的具体情况，确定招标方式（包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判等采购方式），并适时在校园网上发布招标信息，进入招标工作程序。
第七条 选择、邀请投标单位必须坚持公平、公正、客观、合理原则：
1 投标单位必须具有法人资格，持有有效的营业执照、税务登记证和资质证明的国内外相关产品制造厂家、经销商，注册资金符合招标文件要求。
2 投标单位应当具备承担招标项目的能力和良好资信。包括投标单位的以往业绩，及其技术实力；投标单位的信誉，特别是以往提供产品的质量和售后服务等；投标单位资质等级及其经营品牌的代理权限或等级。
3 凡申购物资属于政府集中采购范围的，按国家和山西省政府的有关规定执行。
第八条 投标单位应当按照招标文件的要求编制投标文件。投标文件应当对招标文件提出的要求和条件做出实质性响应。投标文件应当由投标单位的法人代表或授权的代理人签字，并加盖投标单位公章后密封。
第九条 投标单位应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，将投标文件送达投标地点。保障与质量监督科收到投标文件后，予以签收保存，不得开启。投标单位少于三家的，应重新组织进行招标。
第十条 开标应当在招标文件中规定的开标时间公开进行，开标地点为招标文件中预先确定的地点。
第十一条 招标采购项目的开标由保障与质量监督科负责主持，并邀请符合条件的投标人及纪检、审计、计财、资产设备等部门代表参加。
第十二条 后勤物资采购工作领导组根据评标专家组的审定意见，确定中标商。根据招标方式的不同，在校园网上发布公开招标信息的内容，中标结果将进行公示。
第十三条 公示期结束后,如无异议，保障与质量监督科向中标的投标单位发出“中标通知书”，明确中标范围与合同签订等相关事项。
第三章 集体议标
第十四条 为保证物资采购工作的时效性，纳入集体议标的采购项目，经大宗物资采购工作领导组研究确定中标单位，并比照招投标程序签订合同。
第四章 合同签订
第十五条 中标单位确定后，按招标文件及中标单位的相关承诺要求，由保障与质量监督科起草物资采购合同。合同内容主要包括：招标文件要求的采购物资数量、型号、规格及各项指标、交货期限、付款方式、验收办法、售后服务承诺、履行合同时出现违约情况时职责的界定与处理方式等。
第十六条 物资采购合同由保障与质量监督科出具。其中，供货合同中的技术指标和具体要求，需经使用部门确认，保障与质量监督科负责人和后勤管理处处长分别在经手人和法人委托代理人处签字、盖章生效。
第五章 物资验收
第十七条 为了切实保障物资采购质量和效益，对采购的物资实行到货验收管理制度。
第十八条 采购物资的验收工作由保障与质量监督科组织相关科室、中心共同进行。验收人员由保障与质量监督科、相关科室和中心、技术专家等有关人员组成（三人以上单数），并由大宗物资采购工作领导组指定一名组长。
第十九条 验收工作由验收小组组长主持。验收工作的一般程序为：根据招标文件的具体要求及中标单位在供货合同中的承诺，对所购物资进行清点、外观检查以及对物资的各项指标和性能进行实测，并逐项记录于《后勤管理处物资验收报告》中。检测结束后，验收小组全体成员在验收报告上签字。
第二十条 对未能通过验收的，保障与质量监督科应将详细情况书面通知中标商，视情况决定是否退货、更换或要求中标商派员检修直至验收合格。
第六章 文件管理
第二十一条 采购工作结束后，保障与质量监督科应将所有招标、议标采购文件整理归档。
1 招标采购文件包括：招标公告、报名表、会议纪要、招标文件、投标文件（所有投标人的正本原件、企业资质资料）、评标文件（签到表、考察报告、开标纪录、专家评审意见、质疑答复、会议记录）、定标文件、中标公示、中标通知书、合同文本、验收报告、及其他有关材料等。
2 议标采购文件包括：购置申请书、会议纪要、评标意见书、定标文件、中标通知书、供货合同及验收报告等。
第二十二条 对于出现突发紧急情况，不能达到物资采购预定目的时，由大宗物资采购工作领导组召开临时会议，根据实际情况确定紧急采购方案，以保证学校后勤保障工作正常运行。
第七章 附则
第二十三条 本管理办法由保障与质量监督科负责解释。
第二十四条 本管理办法自2010年11月1日起执行。
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