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财务管理制度

山大校办字〔2014〕9号山西大学关于进一步规范科研经费管理及报销程序的意见

发布时间:2014-11-25 信息来源:

山西大学关于进一步规范科研经费管理

及报销程序的意见


校内各单位:

根据教育部、财政部和省教育厅、财政厅关于规范科研经费管理的有关文件精神,结合党的群众路线教育实践活动整改要求,学校就进一步明确科研经费管理责任和简化报销程序,提出如下意见:

一、明确科研经费管理的基本原则

(一)科研经费的管理体制:“统一领导、集中核算,分级管理、责任到人”。各有关部门和岗位责任人要根据职责范围积极开展工作,确保科研经费使用权、管理权和监督权有效行使,为科研业务单位和科研人员提供便捷服务,促进科研项目(课题)任务圆满完成。

(二)科研经费的国有属性:学校取得的各类科研经费,不论其资金来源渠道,均为学校收入,必须全部纳入学校财务部门统一管理,集中核算。

(三)科研经费的使用要求:按项目(课题)独立建帐,专款专用。根据完成科研任务的实际需要,按照批准的科研经费使用计划(合同)和有关规定,据实开支。

(四)科研经费的使用范围:项目(课题)负责人要在财经法规,财务制度规定的范围内,根据科研任务需要,据实购买:设备、仪器,材料、元器件,图书、资料、专业软件;支付旅差费、会议费、国际合作与交流费,专家劳务费、讲座费、咨询费、人员培训费,办公通讯费、邮寄费,印刷费、测试费、化验费、加工费,租赁费、燃料动力费,版面费、打印复印费、出版费,文献信息费、知识产权事务费,管理费、水电费、绩效支出等。

(五)原始票据的要求:科研工作中取得或形成原始票据,必须真实、合法、有效,杜绝虚假、过期、涂改和抠挖的票据报账。

(六)财务决算的要求:科研项目(课题)结题的“财务决算表”,一定要依据项目(课题)经费明细账的支出数据实填列,不得虚构。

二、完善科研经费管理的责任体系

(一)学校的主体责任

学校是科研项目(课题)、经费管理的责任主体。具体责任为:

1、校长对学校科研经费管理承担“领导责任”。

2、各分管(或联系)校领导,对其分管(或联系)的处、学院、所、系、中心在科研经费使用中出现的问题承担“分管责任”。

(二)项目(课题)负责人的直接责任

科研项目(课题)负责人对科研任务完成、经费使用承担直接责任。具体责任为:

1、项目(课题)负责人要根据科研任务的目标要求,对科研经费使用的相关性、真实性、合理性和合规性承担法律责任。

2、项目(课题)负责人要熟悉并掌握有关财经法规和科研经费管理制度,依规、据实编制科研项目(课题)预算和财务决算;工作中确因实际情况发生变化,需调整预算要根据有关规定和程序报批。

3、配合有关部门的监督检查。

(三)学院、系、所、中心的监管责任

学院、系、所、中心和国家认定的校内各类研究机构,是科研活动的基层管理单位,对本单位科研项目(课题)完成、科研经费使用承担监管责任。具体责任为:

1、根据学科特点和项目(课题)实际需要,合理配置资源,为科研项目(课题)执行提供条件保障。

2、监督科研经费的预算执行,督促项目(课题)进度。

3、对科研经费使用的真实性、相关性、合理性进行监管,

4、负责科研经费的报销审批,并在票据背面加盖单位公章。

5、建立科研经费管理的内部控制制度。如:报销票据(背面)要由经手人、验收人、单位负责人签字;负责审批本单位科研经费的负责人,其本人的科研经费要经单位其他领导审批,涉及材料、资产、图书等要办理入库验收、出库领用等手续。

(四)科研管理部门的管理责任

科技处、社科处是学校科研活动的组织、管理、协调机构,负责贯彻、执行国家有关科研政策,制定并督促落实学校科研政策。具体责任为:

1、组织、协调、帮助学校科研人员根据不同渠道、时间,及时申报科研项目(课题)、督促完成科研任务。包括从项目(课题)的申请、报送、立项、预算(计划任务书)编制、合同的签订,项目(课题)中期检查、专利申请、结题验收,以及成果宣传、应用技术推广等。

2、指导项目(课题)负责人编制经费使用计划,审核科研项目(课题)经费外拨、外协、购买劳务、大额商品采购等合同。

3、及时组织科研人员贯彻落实国家和有关部委、省、市出台的各种科研政策,制定相应的落实细则和有关科研管理制度。

4、认定科研项目(课题)类型(如:财政性、非财政性科研项目(课题)和技术服务性项目),核定科研经费数量,确认科技成果转化、转让收入,审核“科研项目(课题)立项通知单”和“资金使用计划”,及时将科研经费使用计划录入财务系统。  

5、及时了解国家科技计划和社会科研任务的信息、需求,组织、帮助老师积极争取科研项目(课题)及经费。

6、有针对性的组织科研人员“走出去”,主动为社会、企业等提供科技服务。

7、会同人力资源处做好科研项目(课题)的绩效评价和科研工作考核。

8、依据科研项目(课题)审批情况,为计财处提供科研项目(课题)经费的批文,任务书或合同。

(五)计划财务处的管理责任

计划财务处根据国家财经法规、财务制度,以及会计核算、财务管理的要求,对科研经费管理履行以下责任:

1、开具科研经费到账后的账务处理和收款票据,并将到账经费通知相关部门和项目(课题)负责人。

2、负责非财政性科研经费收款票据的出借(要按实收资金额借票)、入账和缴纳税款。

3、依据批准的科研经费计划任务书、合同书,建立科研经费项目(课题)帐,并进行明细核算。

4、按照财务会计有关规定,对各类科研经费的使用和支出进行审核报销。审核的内容:票据的真实性、支出内容的合理性、支付方式的规范性。

5、分析学校科研经费预算执行情况,按月结账,及时编制报表,并报送有关部门。

6、办理科研经费应收及暂付款的清理、催报业务。

7、依据国家有关规定,草拟学校科研经费财务管理和会计核算办法。

8、负责全校科研经费报销业务查询,以及各类结题项目(课题)支出明细账的核对、结账和财务决算表的审核。

9、开展科研经费管理和报销等人员的财务、会计业务培训。

(六)国有资产管理处和图书馆的管理责任

国有资产管理处和图书馆是学校固定资产(图书)的采购和管理部门,要根据国家有关政府采购、招投标和固定资产管理的相关规定,对科研经费形成固定资产进行管理,防止国有资产流失。具体责任为:

1)及时完成固定资产(图书)的采购、验收、登记入账、资产清查等。

2)加强有关方面的政策宣传,简化和规范采购工作流程。

7、人力资源处的责任

人力资源处根据国家有关规定和学校实际情况,会同科技(社科)处加强对教职工科研工作的考核。具体责任为:

1)客观、公正、公平考核教师的科研工作及成果,依据考核结果,提出相应的绩效工资、奖惩办法和聘用管理制度。

2)加强对院、系领导班子的科研管理工作绩效考评。

8、监察室、审计处的责任

监察室、审计处负责对科研经费使用的监督检查,具体责任为:

1)定期或不定期对科研经费使用的合理性、合法性、合规性、真实性进行审计监督,

2)督促项目负责人按照项目(课题)预算或合同,在其职责范围内科学、合理、规范使用科研经费,确保科研项目(课题)经费安全、有效利用。

3)避免科研活动违纪、违法问题频发、多发。发现违纪、违规问题要责令有关部门(单位)或个人及时整改。

三、严格执行财务制度和财经纪律

使用科研经费要严格执行国家有关规定,支出必须真实、合理、合法、合规。严禁科研经费使用中有下列行为:

(一)违反规定转拨、转移科研经费,购买与科研活动无关的设备、材料等.

(二)虚构支出项目、使用虚假票据套取科研经费。

(三)虚列、虚报冒领科研劳务费、咨询费等。

(四)科研经费中报销个人家庭消费支出。

(五)借科研协作之名,擅自将科研经费挪作它用。

(六)隐匿、私自转让、非法占用学校用科研经费形成的资产。

(七)用科研经费从事投资、办企业等违规经营活动。

四、完善科研经费使用、报销程序

科研项目(课题)正式立项、科研经费如数入账后,计财处根据科研部门审核或批准的科研经费使用计划,严格按照财务制度、财政国库支付方式、会计核算要求和各类科研经费管理办法,管理好科研经费使用的各项支出,确保科研经费由项目(课题)负责人支配,专款专用。具体的经费使用、报销程序如下:

(一)办理借款。因科研工作需要办理借款(转账或支票支付),项目(或课题)组成员或其他承办人要依据借款证明材料,在校园网财务系统打印借款封面,并经承办人、项目(课题)负责人、单位领导在借款封面上签字,加盖单位公章后到计财处科研财务科办理借款。

(二)办理报销。在科研活动中已经取得原始财务票据(如涉及材料、图书、资产等具有实物形态的物品,必须办理相应的验收手续),在校园网财务系统打印报销封面,并经承办人、验收人、项目(课题)负责人、单位领导,在有关票据背面和报销封面的相应位置上签字,加盖单位公章后到计财处科研财务科办理报销。

(三)办理结账。科研项目(课题)结题时需要办理财务结账的,项目(课题)负责人或有关成员,可直接到计财处科研财务科,打印结题项目(课题)经费明细账。如明细账涉及科技(社科)处以前年度的(20137月以前),还须与其部门会计沟通办理。

(四)办理决算。科研项目(课题)结题办理财务决算,项目(课题)负责人要根据项目(课题)结账“财务决算表”的要求和校园网上财务系统中对应的项目(课题)明细账数字据实填列,然后到计财处科研财务科审核,并签字、盖章。如明细账涉及科技(社科)处以前年度的(20137月以前),还须与其部门会计沟通办理。

(五)办理票据查询。项目(课题)组如需对已报销入账的原始会计凭证查对、核实,项目(课题)负责人要提出书面申请,并经单位盖章后到计财处档案室查询,超过两年的财务档案需到学校档案馆查询。

 

                                                                               校长办公室

                20141015